A-KRUUNU OY:N REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE ASUKASVIESTINNÄN UUTISKIRJEILLE
Tämä on A-Kruunu Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Seloste päivitetty 28.1.2020
REKISTERINPITÄJÄ
A-Kruunu Oy
Pasilankatu 13, 00520 Helsinki
palvelunumero: 0207 207 100
Y-tunnus 1736841-8
Kotipaikka: Helsinki
REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
Petteri Puolanne
A-Kruunu Oy
Pasilankatu 13, 00520 Helsinki
palvelunumero: 0207 207 100
REKISTERIN NIMI
Asukasrekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS
Henkilötietoja kerätään henkilöistä, jotka tekevät asunnonvuokrasopimuksen A-Kruunu Oy:n kanssa tai asuvat A-Kruunun vuokra-asunnossa. Asukasrekisteriä käytetään ja henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin, asukasdemokratiatoiminnassa sekä tilastointiin. Asukkaan henkilötietoja voidaan käyttää porraskäytävän nimitaulussa, asunnon ovissa, sauna- ja pesutupavuorolistoissa sekä näitä vastaavissa tarkoituksissa. Lisäksi huoneistokohtaisen energian ja veden kulutuksen seurannassa sekä muissa kiinteistöteknisissä mittauksissa saattaa esiintyä henkilötietoja. A-Kruunu Oy käyttää tietoja henkilötietolain mukaisesti ja käyttää asukasviestintäänsä puhelinta, sähköpostia, suoramarkkinointia ja uutiskirjeitä. Uutiskirjeissä käytämme MailChimp-palvelua.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
A-Kruunu Oy säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen edellä mainitussa kohdassa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, kuten mm. kirjanpitolain mukaisesti.
Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Hakijan/asukkaan henkilötiedot ja yhteystiedot, nykyasumista koskevat tiedot, haettavaa asuntoa koskevat toiveet, asunnon hakemisen syy, kuukausitulot, varallisuus ja lainat, luottotiedot, muut rekisteröidyn itse antamat tiedot yhdistettynä vuokra-asuntojen huoneistotietoihin.
EVÄSTETIEDOT JA MUUT TAPAHTUMALOKITIEDOT
A-Kruunu Oy käyttää sivustoillaan evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi. Evästeet ovat pieniä, selaimen pyynnöstä käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja. A-Kruunu Oy:n sivusto sisältää linkkejä kolmansien osapuolien sosiaalisiin verkostoihin (kuten Facebook-liitännäiset), jotka saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa. Näihin kolmansien osapuolten sosiaalisiin verkostoihin sekä niiden kautta tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia tietosuojaselosteita. Käyttäjä voi kytkeä evästeet pois käytöstä selaimen asetuksista. Huomioithan, että osa sivujen ominaisuuksista ei välttämättä toimi, jos evästeet on estetty. Käyttämällä A-Kruunu Oy:n verkkosivua hyväksyt, että Google käsittelee tietojasi tällä sivulla esitetyllä tavalla ja Googlen tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään asiakkaalta postituslistalle ilmoittautumisessa, asuntohakemuksessa, vuokrasopimuksessa ja vikailmoitus- sekä irtisanomisilmoituslomakkeissa.
Väestörekisteristä tarkistetaan henkilötietojen oikeellisuuden vuokraushakemusta tehdessä sekä asuntojemme asukastiedot.
Luotto- ja maksukäyttäytymistietoja kerätään Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.
TIETOJEN LUOVUTUS, SIIRTÄMINEN JA TIETOJEN POISTAMINEN
Luovutamme tietoja kulloinkin voimassa olevien saatavien perintää hoitaville yhteistyökumppaneille säännönmukaisesti niistä vuokralaisista, joiden velkojen perintä annetaan toimeksiantona heille (velallisen henkilötiedot ja tältä perittävät velat).
Luovutamme tietoja kulloinkin voimassa olevien vuokrahuoneiston vuokrausta hoitaville yhteistyökumppaneille vuokranhakijoista (henkilötiedot ja yhteystiedot, nykyasumista koskevat tiedot, haettavaa asuntoa koskevat toiveet, asunnon hakemisen syy, kuukausitulot, varallisuus ja lainat, luottotiedot, muut rekisteröidyn itse antamat tiedot) vuokralaisvalintaa ja vuokrasopimuksen tekemistä varten.
Luovutamme tietoja kulloinkin voimassa olevien kiinteistön isännöintisopimusten mukaisille yhteistyökumppaneille luovutetaan tiedot vuokralaisista (nimi-, osoite- ja yhteistiedot) kiinteistöhallinnon hoitamista varten sekä kulloinkin voimassa olevien kiinteistön huolto- ja ylläpitosopimusten mukaisille yhteistyökumppaneille luovutetaan tiedot vuokralaisista (nimi-, osoite- ja yhteistiedot) huoneistoissa suoritettavia korjaustoimenpiteitä varten.
Kiinteistöjen ilmoitustauluilla julkaistaan porraslistat, joissa ilmoitetaan huoneiston numero sekä asukkaan sukunimi.
Kunnille luovutetaan säännönmukaisesti tiedot asukasvalinnoista asukkaiden valinnasta arava- ja korkotukivuokra-asuntoihin annetun valtioneuvoston asetuksen nojalla.
Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksella on oikeus saada valvontaa varten tarvitsemansa tiedot valvontaviranomaisen roolissa.
Muita rekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Edellä mainittuja sopimuskumppaneja, sitoo salassapitovelvollisuus ja tietosuojasopimus. Tietosuojasopimuksessa sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisista asioista A-Kruunu Oy:n ja sopimuskumppanin välillä.
Vuokraushakemuksen tehneen asiakkaan tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi jättänyt hakemuksen, jollei asiakas ole tehnyt vuokrasopimusta.
Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja säilytetään kuusi vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet on hoidettu, ellei A-Kruunulla olen oikeutta ja velvollisuutta säilyttää tietoja pidempään esim. vuokrasaatavan perimistapauksissa.
TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin A-Kruunu Oy huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla
Sähköpostimarkkinoinnin toteuttamiseen A-Kruunu Oy käyttää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolista yhteistyökumppania, MailChimp. Tästä johtuen palvelun käyttämiseen liittyviä käyttötietoja, sekä henkilötietoja siirretään osittain palvelimille, jotka sijaitsevat USA:ssa. Henkilötietojen siirrot Yhdysvaltoihin toteutetaan tällä hetkellä EU-komission hyväksymän erillisen tietosuojasopimuksen, ns. Privacy Shield -sopimuksen turvin. Sopimuksessa hyväksytään yksittäiset yritykset turvallisina yhdysvaltalaisina yrityksinä ja henkilötietojen luovutuksensaajina.
A-Kruunu Oy käyttää verkkosivustollaan Google Analytics -verkkoanalyysipalvelua, jonka tarjoaa Google Inc. Sivuston käyttöä koskevat tiedot välitetään ja säilytetään Googlen palvelimilla mm. Yhdysvalloissa.
REKISTERIN SUOJAUS JA REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja asianmukaisesti ulkopuolisilta palomuurein ja muilla teknisillä suojakeinoilla yhteistyökumppanimme Elido Oy:n palvelimella. Henkilötiedot sijaitsevat tietokannoissa, joihin liittyvät ohjelmistot ja laitteet on suojattu hyvää salasanakäytäntöä noudattaen sekä muilla teknisillä keinoilla. Pääsy rekisteriin tapahtuu suojattujen yhteyksien kautta ja niihin pääsy on rajattu vain Elido Oy:n henkilökunnalle heidän suorittaessaan työtehtäviään. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisteröidyllä on henkilötietolain perusteella oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus kieltää ja peruuttaa tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla kirjallisesti yhteys rekisteriasioista vastaavaan henkilöön petteri.puolanne@a-kruunu.fi tai A-Kruunu Oy, Petteri Puolanne, Psilankatu 13, 00520 Helsinki. Pyytäjän henkilöllisyys tulee voida varmentaa. Vastaamme tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti kahden viikon kuluessa.
Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjä rikkoo tietosuoja-asetusta, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
A-Kruunu Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. A-Kruunu Oy suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.