A-Kruunu Oy – rekisteriselosteet

A-Kruunu Oy asiakassuhderekisteriseloste 21.5.2018

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä
A-Kruunu Oy
Arabiankatu 12, 00560 Helsinki
palvelunumero: 0207 207 100
Y-tunnus 1736841-8
Kotipaikka: Helsinki

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Petteri Puolanne
Arabiankatu 12, 00560 Helsinki
palvelunumero: 0207 207 100

Rekisterin nimi
Asunnonhakijarekisteri
Asukasrekisteri
Reskontrajärjestelmät
Huoneistotietojen käsittely

Mihin käytämme rekisteriä?

Henkilötietoja kerätään henkilöistä, jotka hakevat vuokra-asuntoa A-Kruunu Oy:ltä. Asunnonhakijarekisteriä käytetään ja henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käyttää asuntojen varausten sekä vuokrasopimuksen teon yhteydessä sekä rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden markkinointiin.

Henkilötietoja kerätään henkilöistä, jotka tekevät asunnonvuokrasopimuksen A-Kruunu Oy:n kanssa tai asuvat A-Kruunun vuokra-asunnossa. Asukasrekisteriä käytetään ja henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin, asukasdemokratiatoiminnassa sekä tilastointiin. Asukkaan henkilötietoja voidaan käyttää porraskäytävän nimitaulussa, asunnon ovissa, sauna- ja pesutupavuorolistoissa sekä näitä vastaavissa tarkoituksissa. Lisäksi huoneistokohtaisen energian ja veden kulutuksen seurannassa sekä muissa kiinteistöteknisissä mittauksissa saattaa esiintyä henkilötietoja.

Vuokrareskontran hoitamisessa tarvitsemme asiakkaan henkilötietoja vuokrien, käyttökorvausten, korjauslaskujen ja muiden laskujen laskutuksessa ja perinnässä sekä niihin liittyvässä palvelussa.

Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan huoneistoihin liittyvissä vikailmoitus-, korjaus-, tarkastus- ja vaihtotilanteissa.

Hakijan/asukkaan henkilötiedot ja yhteystiedot, nykyasumista koskevat tiedot, haettavaa asuntoa koskevat toiveet, asunnon hakemisen syy, kuukausitulot, varallisuus ja lainat, luottotiedot, muut rekisteröidyn itse antamat tiedot yhdistettynä vuokra-asuntojen huoneistotietoihin.

Henkilötietoja kerätään asiakkaalta postituslistalle ilmoittautumisessa, asuntohakemuksessa, vuokrasopimuksessa ja vikailmoitus- sekä irtisanomisilmoituslomakkeissa.

Väestörekisteristä voimme tarkistaa henkilötietojen oikeellisuuden vuokraushakemusta tehdessä sekä asuntojemme asukastiedot.

Luotto- ja maksukäyttäytymistietoja keräämme Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.

Minne luovutamme säännönmukaisesti tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?

Kulloinkin voimassa olevien saatavien perintää hoitaville yhteistyökumppaneille luovutetaan säännönmukaisesti tietoja niistä vuokralaisista, joiden velkojen perintä annetaan toimeksiantona heille (velallisen henkilötiedot ja tältä perittävät velat).

Kulloinkin voimassa olevien vuokrahuoneiston vuokrausta hoitaville yhteistyökumppaneille luovutetaan tiedot vuokranhakijoista (henkilötiedot ja yhteystiedot, nykyasumista koskevat tiedot, haettavaa asuntoa koskevat toiveet, asunnon hakemisen syy, kuukausitulot, varallisuus ja lainat, luottotiedot, muut rekisteröidyn itse antamat tiedot) vuokralaisvalintaa ja vuokrasopimuksen tekemistä varten.

Kulloinkin voimassa olevien kiinteistön isännöintisopimusten mukaisille yhteistyökumppaneille luovutetaan tiedot vuokralaisista (nimi-, osoite- ja yhteistiedot) kiinteistöhallinnon hoitamista varten.

Kulloinkin voimassa olevien kiinteistön huolto- ja ylläpitosopimusten mukaisille yhteistyökumppaneille luovutetaan tiedot vuokralaisista (nimi-, osoite- ja yhteistiedot) huoneistoissa suoritettavia
korjaustoimenpiteitä varten.

Kiinteistöjen ilmoitustauluilla julkaistaan porraslistat, joissa ilmoitetaan huoneiston numero sekä asukkaan sukunimi.

Kunnille luovutetaan säännönmukaisesti tiedot asukasvalinnoista asukkaiden valinnasta arava- ja korkotukivuokra-asuntoihin annetun valtioneuvoston asetuksen nojalla.

Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksella on oikeus saada valvontaa varten tarvitsemansa tiedot valvontaviranomaisen roolissa.

Muita rekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin. Rekisterinpitäjä ei siirrä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Edellä mainittuja sopimuskumppaneja, sitoo salassapitovelvollisuus ja tietosuojasopimus. Tietosuojasopimuksessa sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisista asioista A-Kruunu Oy:n ja sopimuskumppanin välillä

Kauanko säilytämme henkilötietoja?
Vuokraushakemuksen tehneen asiakkaan tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi jättänyt hakemuksen, jollei asiakas ole tehnyt vuokrasopimusta.

Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja säilytetään kuusi vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet on hoidettu, ellei A-Kruunulla olen oikeutta ja velvollisuutta säilyttää tietoja pidempään esim. vuokrasaatavan perimistapauksissa.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muunlaisin teknisin keinoin suojattuja. ATK:lle talletettuihin tietoihin on rajoitetut käyttöoikeudet, jotka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa.

Miten voit tarkistaa rekisterissä olevat henkilötietosi ja saada niihin päivityksen?

Rekisteröidyllä on henkilötietolain perusteella oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Voit lähettää tarkastuspyynnön osoitteeseen vuokraus@a-kruunu.fi.
Vastaamme pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa sen esittämisestä ja varmistamme samalla pyynnön esittäjän henkilöllisyyden. Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista, jolloin rekisterinpitäjä päättää tiedon korjaamisesta.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle, tietosuoja@om.fi jos katsot, että emme ole rekisterinpitäjänä noudattaneet toiminnassamme voimassa olevaa tietosuojasääntelyä.

Vuokraushakemuksen tehneen asiakkaan tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi jättänyt hakemuksen, jollei asiakas ole tehnyt vuokrasopimusta.

Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja säilytetään kuusi vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet on hoidettu, ellei A-Kruunulla olen oikeutta ja velvollisuutta säilyttää tietoja pidempään esim. vuokrasaatavan perimistapauksissa.

A-Kruunu Oy sidosryhmärekisteriseloste 21.5.2018

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä
A-Kruunu Oy
Arabiankatu 12, 00560 Helsinki
palvelunumero: 0207 207 100
Y-tunnus 1736841-8
Kotipaikka: Helsinki

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Riikka Vitakoski
Arabiankatu 12, 00560 Helsinki
palvelunumero: 0207 207 100

Rekisterin nimi
rakennus- ja korjaustyömaiden tiedot
hankinnat
sidosryhmät
työnhakijat
whist­leb­lo­wing

Mihin käytämme rekisteriä?

Rakennus- ja korjaustyömaita koskevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn tai hänen edustamansa yhtiön kanssa tehtävän sopimuksen valmisteluun ja täyttämiseen. Henkilötiedot kerätään lainsäädännön (kuten maankäyttö- ja rakennuslain 132/1999, tilaajavastuulain 1233/2006, työturvallisuuslain 738/2002 ja verotusmenettelylain 1558/1995) vaatimusten perusteella.

Hankintoja varten kerättävien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn tai hänen edustamansa yhtiön kanssa solmittuun sopimukseen. Näitä voidaan kerätä lainsäädännön (kuten tilaajavastuulain 1233/2006) vaatimusten perusteella.

Sidosryhmäyhteistyötä varten kerättävät tiedot perustuvat voimassa oleviin suostumuksiin ja A-Kruunun oikeutettuun etuun.

Rekrytointiprosessissa keräämme henkilötietoja työhön sopivuuden arviointia sekä työsopimuksen solmimista varten.

Whistleblowing-järjestelmän tarkoituksena on valvoa A-Kruunu Oy:n toimintaa. Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin sekä A-Kruunu Oy:n oikeutettuun etuun.

Kanavan avulla A-Kruunu Oy voi seurata noudattaako se päätöksenteko- ja valvontajärjestelmäänsä liittyviä sääntöjä ja lakeja. Järjestelmän kautta henkilö voi tehdä

ilmoituksen lain vastaisesta toiminnasta, kuten taloudellisiin epäselvyyksiin, eturistiriitoihin, lahjontaan, väärinkäytöksiin ja muihin laittomiin toimiin liittyen. 

Tietoja käytetään väärinkäytösten seuraamiseen ja selvittämiseen. Lisäksi tietoja voidaan käyttää valvonnan kehittämiseen, analysointiin ja tilastointiin sekä sisäiseen raportointiin.

Tilaajavastuulain, työturvallisuuslain ja verotusmenettelylain nojalla rakennus- ja korjaustyömaalla ja yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä pidettävä luettelo voi sisältää mm. seuraavia henkilötietoja: henkilöiden nimi, henkilötunnus (tai sitä vastaava ulkomainen tunniste), kasvokuva, työ- tai palvelusuhteen laatu, kotivaltio, yhteystiedot, veronumero, A1 tai E101-todistus tai muu työnteko-oikeuden peruste, työnantaja ja tehdyt työtunnit ja -päivät.

Sidosryhmäyhteistyötä varten kerättäviä tietoja ovat henkilön nimi, asema yrityksessä, yhteystiedot, työnantaja ja sen yhteystiedot sekä kutsuvierastapahtumiin liittyviä tietoja.

Hankintajärjestelmään rekisteröidään tietoja yhteistyökumppaniyrityksen yhteyshenkilöstä, nimi ja yhteystiedot, tilaajavastuulain edellyttämät tiedot.

Työnhakuprosessissa rekisteröimme henkilön työhakemuksessa, cv:ssa, haastatteluissa ja soveltuvuusarvioinnissa itsestään antamat ja tallennetut henkilötiedot.

Whistleblowing-rekisteri voi sisältää seuraavanlaisia henkilötietoja ilmoittajasta ja ilmoituksen kohteena olevasta sekä muista asiaan liittyvistä henkilöistä:

- Ilmoittajan nimi, henkilötiedot ja muut yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Ilmoitus voidaan tehdä myös anonyymisti.

- Ilmoituksen tiedot, kuten kohteen nimi, tiedot lain vastaiseen toimintaan liittyen (esimerkiksi paikka ja aika), todistajan tiedot, ilmoituksen tekemiseen ja käsittelyyn sekä 
viesteihin liittyvät tiedot (mukaan lukien ilmoituksen koodi ja status)

- Mahdolliset ilmoittajan itsensä antamat muut tiedot.

Lisäksi tietoja tallentuu kanavan kautta ilmoitusten käsittelijöistä, kuten nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, käyttäjätunnukset järjestelmään, lokitiedot järjestelmän käytöstä. 

Pääsääntöisesti rekisteriin tallennetaan vain tietoja, jotka rekisteröity on itse antanut, joko sopimuksia tai tilauksia tehdessään tai muussa rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisessä toiminnassa. Päivityksiä tietoihin voidaan tarvittaessa hankkia myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Työmaita ja hankintoja koskevat henkilötiedot saadaan pääurakoitsijalta, henkilöiden työnantajilta, kollegoilta tai henkilöiltä itseltään.

Sidosryhmärekisteriin kerätään tietoja henkilöiltä itseltään sekä hänen työnantajaltaan, A-Kruunun työntekijöiltä sekä julkisista tietolähteistä.

Työnhakuprosessissa tiedot saadaan hakijalta tai hänen antamiltaan suosittelijoilta.

Luotto- ja maksukäyttäytymistietoja keräämme Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.

Tilaajavastuulain mukaisia tietoja voimme kerätä Tilaajavastuu.fi – palvelusta.

Whistleblowing-rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on ilmoituksentekijä itse. 

A-Kruunun ilmoituskanavassa tietoja voi ilmoittaa kaikki A-Kruunun entiset ja nykyiset työntekijät, toimihenkilöt tai A-Kruunuun muutoin toimeksiantosuhteessa olevat henkilöt sekä sellaiset A-Kruunun ulkopuoliset henkilöt, joilla on asiallinen yhteys A-Kruunuun, kuten A-Kruunun yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden työntekijät. 

Lisäksi tiedot koostuvat väärinkäytösilmoitusten käsittelyprosessissa tallennetuista tiedoista.

Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. 

Minne luovutamme säännönmukaisesti tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, poikkeuksena A-Kruunun puolesta tiettyä tehtävää, kuten rakennus- tai korjaushankkeen hoitoa, hankintaa, viestintää tai rekrytointiprosessia suorittavat sopimuskumppanit, joita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietosuojasopimus. Tietosuojasopimuksessa sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisista asioista A-Kruunu Oy:n ja sopimuskumppanin välillä. Tietoja voidaan luovuttaa myös tahoille, joilla on lainsäädännön mukaan oikeus ne saada.
Muita rekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin. Rekisterinpitäjä ei siirrä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

A-Kruunu Oy käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa Whistleblowing-järjestelmän hallinnoinnissa ja ilmoitusten käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja siirretään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle
vain siinä määrin kuin se on tarpeen Whistleblowing-ilmoituskanavan toteuttamiseksi. 

Maankäyttö- ja rakennuslain, tilaajavastuulain, työturvallisuuslain ja verotusmenettelylain nojalla kerättyjä tietoja säilytetään kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työmaa tai työ valmistui tai päättyi. Mikäli laissa on säädetty muu säilytysaika, noudatamme tätä. Sopimusten perusteella kerätyt tiedot säilytetään kymmenen vuotta sopimussuhteen päättymisestä ja siitä johtuvien velvoitteiden täyttämisestä lukien.

Henkilön tiedot säilytetään sidosryhmärekisterissä siihen asti, kunnes asianomainen henkilö lopettaa toimimisen siinä asemassa, jonka vuoksi hänet on alun perin merkitty rekisteriin.

Työnhakuprosessissa kerättyjä tietoja säilytetään kaksi vuotta hakuajan päättymisestä, ellei hakemus johda työsuhteen syntymiseen.

Whistleblowing-rekisteriin tallennettavia tietoja säilytetään niin kauan kuin valvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi on tarpeellista.

Lähtökohtaisesti ilmoitustietoja säilytetään 90 päivää ilmoituksen liittyvän selvityksen varmistumisesta, jollei tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen meneillään olevan rikostutkinnan, oikeudenkäynnin tai viranomaistutkinnan vuoksi taikka ilmoituksen tekijän tai ilmoituksen kohteena olevan henkilön oikeuksien turvaamiseksi. 

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muunlaisin teknisin keinoin suojattuja. ATK:lle talletettuihin tietoihin on rajoitetut käyttöoikeudet, jotka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa.

A-Kruunun ilmoituskanava on toteutettu Juuriharja Consulting Group Oy:n First Whistle -järjestelmässä. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialoilla yleisesti hyväksyttyjen teknisin keinoin suojattuja.

Teknisesti jokainen A-Kruunun ilmoituskanavan kautta tehty ilmoitus sisältää:

- tunnisteen, numeron, jonka vain ilmoituksen tekijä tietää

- tiedon kyseisen ilmoituksen tilasta: vastaanotettu/käsittelyssä/käsitelty

- lisäpyyntö- ja vastausmahdollisuus ilman tarkempia yksityiskohtia

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä oikeudella. Ilmoituksen tekijä voi nähdä palvelussa ainoastaan oman ilmoituksensa. 

Miten voit tarkistaa rekisterissä olevat henkilötietosi ja saada niihin päivityksen?

Rekisteröidyllä on henkilötietolain perusteella oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Voit lähettää tarkastuspyynnön osoitteeseen vuokraus@a-kruunu.fi.
Vastaamme pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa sen esittämisestä ja varmistamme samalla pyynnön esittäjän henkilöllisyyden. Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista, jolloin rekisterinpitäjä päättää tiedon korjaamisesta.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle, tietosuoja@om.fi jos katsot, että emme ole rekisterinpitäjänä noudattaneet toiminnassamme voimassa olevaa tietosuojasääntelyä.